Un Gisement De Progrès Mal Exploité - Les enjeux

Nous appelons Idée d’Amélioration toute idée de progrès, visant à améliorer

•     Les conditions de travail,
•     Les process,
•     La productivité,
•     La qualité,
•     Les coûts, les délais
•     La sécurité,
•     L’environnement,
• ...

Bien manager ces idées, c'est ?

• permettre à chacun d’être Acteur du Progrès,
• favoriser les initiatives, la créativité et le développement des savoir-faire,
• aider le manager à développer la participation de tous ses Collaborateurs,
• créer une opportunité supplémentaire de dialogue entre le manager et ses Collaborateurs,
• accélérer la mise en œuvre des Progrès nécessaires à l’atteinte des objectifs,
• développer l’implication du personnel et valoriser les Acteurs du Progrès,
• participer à l'amélioration des conditions de travail.

Proposer , réaliser une « IA », c’est contribuer à la dynamique de Progrès de l’Entreprise.

Domaine d’application

Le système IdeasMine concerne tout le personnel (cadres, salariés, intérimaires) du secteur tertiaire, administratif, support, B.E., ...

Les supports

• Le système IdeasMine en modes SaaS sur nos serveurs sécurisés,
• E-mail pour les notifications de création/modification d'idée et commentaires.

Rôle de chacun

Trois acteurs participent dans Ideasmine : l’animateur, le responsable d’idées et l’auteur d’idées.

Ideasmine a intégré des fonctionnalités de convivialité, d’allègement des tâches en vue de les insérer naturellement dans les activités quotidiennes des principaux acteurs.

L'ANIMATEUR

• Il est le garant du bon fonctionnement du système IdeasMine.
• Il veille à l’implication naturelle d’un maximum d’auteurs d’idées dans l’examen des idées émises, l’enregistrement des liens avec des idées similaires ou en synergie.
• Ideasmine aide l’animateur par des relances et mises en relation automatique des émetteurs d’idées. Une grande partie de l’animation est ainsi faite automatiquement par des informations personnalisées régulières pour les auteurs sur la situation de leurs idées, leur synergie avec d’autres. Au bout du processus, des idées individuelles peuvent éventuellement se regrouper pour être prises en charge par les émetteurs ou acteurs concernés.
• Il n’a aucun pouvoir hiérarchique dans les différents secteurs.
• Il est l’interface entre les salariés, l’encadrement, les fonctions supports pour faciliter la communication entre les différents acteurs et favoriser la dynamique du système. Les reportings disponibles sur Ideasmine l’aident dans cette démarche. Cette démarche lui permet de valider les idées et groupement d’idées retenus.
• Il définit et valide le reporting aux parties prenantes dans la démarche.
• Il organise la communication autour du système IdeasMine en liaison avec le service communication.

LE RESPONSABLE

• Il prend en charge l’évolution de la dynamique autour d’une idée ou groupement d’idées validés et enregistre chaque stade atteint vers la réalisation. Ideasmine l’aide dans l’information automatique sur le stade atteint.
• Il aide les auteurs s’ils le demandent à rédiger leurs idées.
• Il valorise le travail de l’ensemble de son équipe en commentant les indicateurs lors de réunions. Ces indicateurs sont fournis par Ideasmine.

L’AUTEUR

• Il participe au système, en émettant des idées régulièrement. Ideasmine fournit à l’Animateur des fonctionnalités automatiques pour impliquer les auteurs et leur donner la situation de leurs idées, les idées en synergie et les autres idées. Ceci permet à l’auteur d’entrer naturellement en relation avec d’autres.
• Il apporte, si possible, son soutien au Responsable associé à son idée, afin de faciliter la mise en place.
• Ideasmine l’informe régulièrement de l'avancée de ses idées.

LES IDEES

Le cycle de vie d'une Idée d’Amélioration (I.A) comporte 4 étapes :

• Idée émise.
• Idée en étude.
• Idée en cours de réalisation.
• Idée réalisée.

En cas d'impossibilité, l'idée pourra éventuellement être classée comme "non-retenue".

1. L ’I.A. est émise à l ’aide du formulaire " EMETTRE UNE IDEE" du système.
2. L ’I.A. est analysée par d’autres auteurs et par l'administrateur. Si la décision « retenue-non retenue » nécessite une étude approfondie, l’auteur obtient une 1ère réponse dans les 8 jours. Elle est passée en état "En cours d ’Analyse". L’auteur est informé automatiquement de cette évolution.
3. L ’I.A. est réalisable. Le Responsable et le délai de réalisation sont définis. L ’I.A. passe en état "En cours de Réalisation" pour une période maximale de 3 mois. Si ce délai est dépassé, elle est remise au Responsable qui doit apporter une réponse à l ’émetteur sous 4 jours.
4. L ’I.A. est réalisée. L’auteur est informé du passage de l’idée en état "Idée réalisée". Par la suite elle sera archivée.
5. Si l' I.A. n’est pas réalisable, l’Animateur explique à l’auteur les raisons et classe l’idée "Idées non retenues". Par la suite elle sera archivée. L’Animateur remercie l’auteur et l’inciter à poursuivre sa participation à la démarche collective.